Conditions générales de vente d'Amica Travel

1. Généralités 

Les conditions générales de vente décrites ci-après font partie intégrante de tout contrat de prestations de services conclu entre un voyageur, personne physique ou morale (désignée communément ci-dessous par le terme « le voyageur »), et la Société Amica JSC, (désignée ci-après par le terme « Amica Travel »). La conclusion par le voyageur d’un contrat, qu’il soit écrit ou verbal, avec Amica Travel implique donc que le voyageur a lu, compris et accepté le contenu des présentes conditions générales de vente.

2. Prestations

Amica Travel s’engage à assurer en faveur du voyageur toutes les prestations inscrites expressément dans le programme de voyage arrêté d’un commun accord avec ce dernier.

Amica Travel est disposé à fournir, sous réserve de disponibilité, des prestations supplémentaires, c’est-à-dire non inscrites au programme, si le voyageur en a la demande,  moyennant si applicable, un supplément.

3. Durée de validité des tarifs

Les tarifs proposés sont valables pendant la durée précisée par Amica Travel dans la tarification, sur la facture ou tout autre document distribué au voyageur .

Pendant la durée de leur validité, ces tarifs ne peuvent faire l’objet d’un réajustement que dans les cas d’hardship, c’est à dire les cas où, en raison d’un changement imprévisible de l’environnement du contrat (fluctuation importante du taux de change, taxe nouvellement promulguée, hausse de la T.V.A., augmentation importante du prix des transports, etc…), Amica Travel ne peut pas réaliser correctement le programme de voyage aux tarifs initiaux. Dans ces cas, une demande de réajustement motivée sera adressée par Amica Travel au voyageur qui peut soit l’accepter, soit la refuser. En cas de refus par le voyageur, Amica Travel se réserve le droit d’annuler le programme, à charge pour lui de rembourser au voyageur l’acompte qu’il avait versé, déduction faite des frais bancaires.

4. Commandes et versement des acomptes

Si le voyageur souhaite passer commande, il doit confirmer son accord à l’agent en charge de son dossier, en précisant la proposition de programme de voyage qui lui convient. Il sera invité à remplir une fiche de réservation et à la retourner à Amica Travel.  Amica Travel procède alors à la réservation de toutes les prestations prévues au programme et se réserve le droit de proposer des solutions de remplacement équivalentes en cas d’indisponibilité d’une ou de plusieurs prestations prévues (hébergement, vols domestiques, train…).

Une fois toutes les réservations faites, le programme de voyage définitif sera envoyé au voyageur. Ce dernier doit à ce moment verser à Amica Travel un acompte équivalent à 10% du prix total du voyage, sauf indication contraire de la part de l'agent en charge de son dossier.

Occasionnellement, le versement d’un acompte plus important pourra être exigé en cas de réservation en dernière minute ou en période de haute saison, en fonction des demandes particulières de certains hôtels ou compagnies aériennes.

Sauf accord préalable avec Amica Travel,  tout défaut de paiement de l’acompte dans les 15 jours suivant la réception du programme définitif par le voyageur pourra entraîner l’annulation de toutes les prestations réservées. La commande sera alors considérée comme annulée par le voyageur et les dispositions mentionnées à l’alinéa 7.a. seront applicables.

5. Paiement du solde

Sauf indication contraire de la part d’Amica Travel, le voyageur doit régler le solde du voyage dès le commencement de ce dernier. Le voyageur peut néanmoins, s’il le souhaite, procéder au règlement au moins 2 semaines avant le commencement du voyage.

En cas d’inexécution de l’obligation de paiement du solde dans les conditions susmentionnées, la commande  sera réputée être annulée par le voyageur et les dispositions mentionnées à l’alinéa 7.a. sont applicables.

6. Modification des commandes

a. Modifications par le voyageur

Le voyageur peut demander la modification de sa commande à tout moment, moyennant le paiement à Amica Travel des frais éventuellement engendrés par sa modification. Amica Travel est tenue de répondre à ce type de demande avec la plus grande diligence, dans la limite de la disponibilité des prestations requises.

Le report de date d’arrivée est considéré comme une modification.

La réduction du nombre de participants n’est pas considérée comme une modification. Elle entraînera l’application de pénalités d’annulation pour les participants qui se désinscrivent ainsi que la réévaluation des tarifs pour les participants restants, mentionnée à l’alinéa 7.a.

b. Modifications par Amica Travel

Amica Travel se réserve le droit de modifier les prestations inscrites dans le programme de voyage définitif (correspondant à un changement des services et prestations) dans les cas suivants :

• La modification est justifiée suite à un événement de force majeure. Il s’agit d’événements imprévisibles, inévitables et irrésistibles qui rendent le voyage impossible ou dangereux pour le voyageur tels que : une guerre ou menace de guerre, des émeutes, une catastrophe naturelle ou nucléaire, un blocus de port, des pillages, incendies et toute activité terroriste, une intempérie, une épidémie, une mise en quarantaine ou tout évènement similaire.
• La modification s’avère indispensable pour assurer la sécurité du voyageur et/ou la qualité du voyage.

Dans les deux cas susmentionnés, les éventuels frais supplémentaires seront à la charge des voyageurs.

• La modification est liée à d’autres facteurs indépendants de la volonté d’Amica Travel (exemples : faillite d’un prestataire, surréservation d’un prestataire, retards de vols aériens…), amenant à choisir d’autres hébergements ou d’autres activités que ceux ou celles prévus. Amica Travel informera le voyageur dès que possible de tout changement. En cas de modification, Amica Travel proposera des services d’un niveau équivalent ou similaire si disponible. Si le service est d’une qualité inférieure, Amica Travel proposera un remboursement de la différence de prix.

Dans tous ces trois cas de modification, le voyageur ne saurait prétendre à une indemnité.

7. Annulation des commandes

a. Annulation par le voyageur

Dans tous les cas d’annulation du voyage, le voyageur doit payer des pénalités qui correspondent :

• à 15% du prix total du voyage, si son annulation parvient à Amica Travel dans un délai égal ou supérieur à 30 jours avant le commencement du voyage ;
• à 30% du prix total du voyage, si son annulation parvient à Amica Travel dans les 30 jours avant le commencement du voyage ;

En cas d’annulation d’un voyage qui avait fait l’objet d’un report de date, les pénalités sont de 30% du prix total du voyage, quel que soit le délai d’annulation.

En cas d’annulation d’un voyage qui requiert un acompte plus important, le client doit payer des pénalités plus importantes selon les conditions mentionnées dans le devis. 

Si l’annulation est effectuée préalablement au paiement de l’acompte, une facture est envoyée au client qui est tenu de payer les pénalités selon les conditions susmentionnées, également indiquées sur le devis accepté par le client.

Si l’annulation est effectuée ultérieurement au paiement de l’acompte, Amica Travel prélève le montant de ces pénalités sur l’acompte versé par le client. Elle rembourse au client la somme restante, si applicable, par virement bancaire, le client devant prendre en charge tous les frais bancaires. 

L’annulation d’un ou plusieurs participants entraînera l’application de pénalités d’annulation pour les participants qui se désinscrivent ainsi que la réévaluation des tarifs pour les participants restants. Un nouveau contrat avec le nombre de participants actualisés ainsi que le nouveau tarif sera transmis aux participants restant.

En cas d’annulation du voyage en raison de l'épidémie et sur la décision des autorités sanitaires du Vietnam et de l’internationale, le client sera remboursé entièrement de l’acompte sans aucune pénalité ni échéance précédant ou pendant le voyage.
 

b. Annulation par Amica Travel

Amica Travel se réserve le droit d’annuler le voyage, tout ou en partie, lorsque se produisent des événements relevant d’un cas de force majeure. Il s’agit d’événements imprévisibles, inévitables et irrésistibles qui rendent le voyage impossible ou dangereux pour le voyageur tels que : une guerre ou menace de guerre, des émeutes, une catastrophe naturelle ou nucléaire, un blocus de port, des pillages, incendies et toute activité terroriste, une intempérie, une épidémie, une mise en quarantaine ou tout évènement similaire.

Dans tous ces cas d'annulation, Amica Travel s’efforcera de rembourser les personnes inscrites au programme de voyage déduction faite (si applicable), des coûts supplémentaires engendrés par cette nouvelle situation, des frais d’annulation appliqués par les hôtels, compagnies aériennes ou tout autre prestataire de services, et enfin, des frais bancaires, mais les participants ne pourront en aucun cas prétendre à une indemnité.

8. Obligation du voyageur / Assurance

Avant d’entreprendre son voyage, il est de la responsabilité du voyageur de s’assurer qu’il répond aux demandes requises en terme de:

• Passeport (Validité minimum de 6 mois après le retour, au moins deux pages vierges, enfants, etc.)
• Condition physique, vaccinations, traitements préventifs…
• Visa (si requis par le ou les pays de destination).

Amica Travel peut, sur demande, assister le voyageur dans les démarches d’obtention de son visa.

Toute personne qui participe à un voyage organisé par Amica Travel doit souscrire à une assurance de voyage international couvrant au minimum les frais médicaux et de rapatriement, blessures et accidents, décès, responsabilité personnelle. Les coordonnées de l’assureur et le numéro de police d’assurance du voyageur doivent impérativement être communiqués à Amica Travel avant le commencement du voyage.

La couverture d'assurance offerte par les compagnies de cartes de crédit ou des accords de couverture médicale réciproques n’est souvent pas exhaustive.

Durant le déroulement du voyage, le voyageur doit respecter les règles annoncées par le guide ou par tout autre agent d’Amica Travel. Il s’agit de règles visant à assurer la sécurité du voyageur et la qualité du programme de voyage.

Amica Travel s’engage à fournir sur place toute l’assistance requise et utile en faveur du voyageur dans le cas où surviendrait un incident couvert par l’assurance, et notamment à assister le voyageur dans l’accomplissement des formalités administratives auprès des autorités locales et de l’assureur.

9. Limitation et exonération des responsabilités

Amica Travel s’engage à fournir au voyageur toutes les prestations convenues avec ce dernier et inscrites dans le programme de voyage.

Toute activité qui ne s’inscrit pas dans le cadre du programme de voyage ou toute violation du droit du pays d’accueil par le voyageur ne sont pas de la responsabilité d’Amica Travel. Toute annulation du programme de voyage du fait de démêlés avec la justice privera le voyageur de tout droit à un remboursement de la part d’Amica Travel. 

Amica Travel est responsable devant le voyageur en tant qu'intermédiaire entre ce dernier et les différents prestataires de services (compagnies aériennes, hôtels, transporteurs, restaurants, bateaux,...) et doit à ce titre s’assurer d’une certaine qualité de services, mais Amica Travel ne saurait être confondu avec ces divers prestataires, qui, en tout état de cause, conservent leur propre responsabilité.

Les horaires des vols contractés dans le programme sont sujets à modification par les compagnies aériennes, avant ou après la date de commencement du voyage, indépendamment d’Amica Travel. En de tel cas, Amica Travel s’engage à faire au mieux pour aménager le programme du voyage mais ne saurait être tenu responsable si les nouveaux horaires définis par la compagnie aérienne sont moins adéquats que ceux initialement programmés.

Amica Travel ne peut en aucun cas avoir sa responsabilité engagée pour un événement qui relèverait d’un cas de force majeure.

Amica Travel peut assister le voyageur, en tant qu’intermédiaire, dans l’achat des vols internationaux mais Amica Travel ne saurait être confondu avec les billettistes basés en France qui travaillent indépendamment et agissent pour leur propre compte. Tout incident intervenant dans l’achat des vols avec des billettistes en France relèvera du droit français et devra être traité entre le voyageur et le billettiste. 

10. Prestations non utilisées

Amica Travel ne rembourse pas les prestations inscrites au programme mais non utilisées par le voyageur.

Si le voyage est interrompu au cours de son déroulement pour des raisons liées à la santé du voyageur, Amica Travel s’engage à faire de son mieux afin d’obtenir des prestataires de services un remboursement partiel ou total des services annulés. Cependant, certains prestataires ne remboursent pas les annulations de dernière minute, d’où la nécessité de souscrire impérativement à une assurance de voyage.

11. Plaintes et règlement des litiges

Toute plainte relative à la réalisation de l’une des prestations inscrites au programme doit être adressée, par écrit, à Amica Travel dans un délai maximum de 20 jours à compter de la fin du voyage.

Toutefois, la plupart des problèmes pouvant  être rapidement réglés si Amica Travel en a connaissance, tout litige entre le voyageur et Amica Travel doit être réglé en priorité sur place par voie de négociation à l’amiable.

Dans le cas où Amica Travel déciderait de verser des indemnités compensatoires à un voyageur, celles-ci ne pourraient en aucun cas dépasser le prix du voyage hors aérien facturé par Amica Travel. Ce cas de figure s’applique uniquement si tout le déroulement du voyage s’est mal passé et que le voyageur n’en a retiré aucune satisfaction.

Dans tous les autres cas, Amica Travel se réserve le droit d’offrir ou non une compensation à son entière discrétion.

Si aucune solution amiable n’est trouvée, la juridiction étatique du lieu d’exécution du contrat sera seule jugée compétente pour trancher le litige.

12. Mode de paiement

Amica Travel accepte les paiements en Euros, en Dollars américains ou en Dongs vietnamiens sous certaines conditions, détaillées ci-dessous :

a.  Paiement sécurisé en ligne :

Le voyageur peut payer par carte bancaire via un système de paiement sécurisé en ligne, moyennant 3% de frais bancaires (pour les cartes Visa, Master, …) ou 4% de frais bancaires (pour les cartes AMEX) à sa charge.

Ce mode de paiement étant toujours en dong vietnamien, le montant à payer sera reconverti en vietnamien (VND) selon le taux de change de la Vietcombank le plus proche de la date de paiement si le devis est fait en euro ou en dollar.

Il est impossible de payer en Euro et en Dollar via le système de paiement en ligne.

b. Virement bancaire :

Le voyageur peut également régler par virement  bancaire. Les coordonnées bancaires d'Amica Travel seront communiquées au voyageur lors de la conclusion du contrat de prestation de services. Les frais bancaires, déterminés par la banque du voyageur et celle d’Amica Travel, sont à la charge du voyageur.

Il est possible de payer en Euro ou en Dollar par virement bancaire.

c. Terminal de paiement électronique :

Le paiement par carte bancaire via un terminal de paiement électronique, plus communément appelé « machine à cartes », n’est possible que pour le règlement du solde du voyage. Sont acceptées les cartes de crédit suivantes : Visa, MasterCard, American Express, JCB et Diners Club.

Le paiement s’effectue dans un bureau d’Amica Travel (Hanoi, Saigon et Siem Reap), moyennant des frais bancaires à la charge du voyageur. Sauf indication contraire d’Amica Travel, ces frais s’élève à :

• 2% du montant à payer pour les cartes Visa et MasterCard au Vietnam,
• 3% du montant à payer pour les cartes Visa et MasterCard au Cambodge,
• 4% pour la carte American Express dans ces deux pays,
• et à 3,3 %, pour les cartes JCB et Diners Club dans ces deux pays.

Ce mode de paiement étant toujours en dong vietnamien au Vietnam et en dollar au Cambodge, le montant à payer sera reconverti selon le taux de change de la Vietcombank le plus proche de la date de paiement si le devis est fait en euro ou en dollar.

Il est impossible de payer en Euro via le terminal de paiement électronique.

Il est impossible de payer via le terminal de paiement électronique depuis le bureau de Luang Prabang au Laos.

d. Paiement en espèce :

Les paiements en espèce sont effectués au bureau d’Amica Travel ou directement auprès de ses mandataires sur présentation d’une facture tamponnée. 

Attention, les billets doivent être neufs, c'est-à-dire qu'ils ne doivent pas comporter de traces d'endommagement (déchirures, froissures, tâches).

Contrairement aux autres modes, le paiement en cash n’entraine aucun frais.

Pour les paiements en euro en espèce au Cambodge ou au Laos, le montant à payer donné en dollar américain sera reconverti en euro selon le taux de change le plus proche de la date de paiement selon les sites de référence suivants : 

• Laos : Banque Franco-Laos
• Cambodge : ANZ Royal